有人受付はもう古い？近年のオフィス受付事情

従来のオフィスでは、来訪者が到着すると受付担当者が応対し、訪問先の社員へ取り次ぐという流れが一般的でした。受付担当者は来客対応だけでなく、電話応対や来訪記録の管理なども担い、企業の「顔」として重要な役割を果たしてきました。しかし近年の労働環境の変化により、この有人受付のあり方は見直されつつあります。

日本国内では少子高齢化の影響により労働人口が減少しています。内閣府「令和7年版 高齢社会白書」によれば、生産年齢人口（15～64歳）は1995年に8,716万人でピークを迎えました。その後は減少を続けており、2024年には7,373万人（総人口の59.6％）となり、2070年には4,535万人まで減少すると推計されています。このような労働力人口の縮小は、企業にとって慢性的な人手不足をもたらし、受付業務の専任人員を確保することを難しくしています。

【高齢化の推移と将来推計】

（出典）内閣府「令和7年版高齢社会白書」

https://www8.cao.go.jp/kourei/whitepaper/w-2025/zenbun/pdf/1s1s_01.pdf

加えて都市部を中心に人件費が上昇しており、受付専任スタッフを常時配置することは企業にとって大きなコスト負担となっています。人材確保が困難である上に、固定的な人件費が経営を圧迫するという二重の課題が存在します。

さらに新型コロナウイルスの流行も契機となりました。感染リスクを懸念する企業が増えたことから非対面での来客対応ニーズが急速に高まり、無人受付やオンラインでの来客対応が注目されるようになっています。

こうした背景から、近年では無人受付システムやクラウドサービスを導入する企業が増加しています。受付業務を効率化し、限られた人員をより付加価値の高い業務に振り分けることが求められています。今後は「基本は無人化」で、「必要な場面だけ有人対応」というハイブリッド型の受付が主流になる可能性があります。

無人受付システムの特長＆導入時の注意点

無人受付には様々な方式があり、それぞれにメリットとデメリットがあります。ここでは代表的な方法を紹介し、導入時の注意点について整理します。

1. タッチパネル端末型

来訪者が受付に設置されたタッチパネルを操作し、訪問先の社員を呼び出す方式です。直感的な操作が可能であり、初めての来訪者でも迷わず利用できる点が強みです。ただし、端末の設置や保守にコストがかかること、操作に慣れない高齢者には不便な場合がある点が課題です。

2. クラウド受付システム

クラウド上で来訪者情報を一括管理し、社員へ通知する仕組みです。受付にはiPadを設置するだけで、スマートフォンやPCと連携できるため、社員はどこにいても来訪者の到着を確認できます。利便性が高い反面、利用料やライセンス料などのランニングコストが発生します。

3. QRコード方式＋セルフチェックイン

来訪者が事前に発行されたQRコードを受付端末にかざすことでチェックインする方式です。クラウド型の受付システムと連携することで、来訪記録の自動管理や入館証の発行が可能となります。セキュリティ性が高く効率的ですが、事前登録が必要なため、飛び込み来訪者への対応が難しいという弱点があります。

4. ロボット受付

AI搭載のロボットが来訪者を迎え、音声で案内する方式です。企業のイメージアップや話題性につながりますが、導入コストが高く、メンテナンスも複雑であるため、現時点では大規模企業やショールームなどに限定される傾向があります。

5. ビジネスフォン（内線電話）による受付

従来型の方法として、来訪者が受付に設置された電話機から内線で社員を呼び出す方式もあります。シンプルではありますが、来訪者にとってはやや不親切に感じられる場合があります。また、映像確認ができないためセキュリティ面での不安が残ります。

このように近年様々な無人受付システムが見られるようになりましたが、導入する際には来訪者の属性や利用頻度を考慮する必要があります。利便性とセキュリティ、そしてコストのバランスを図りつつ、企業のブランドイメージに合った方式を選択することが重要です。

「IPインターホン」なら業務もコストもスリムに改善

オフィスの受付の見直しを図るための無人受付システムを検討する上で、上記のほかに「IPインターホン」という選択肢があります。アイホンの「IXシリーズ」は、オフィス受付業務の効率化のみならず、様々な課題において大きな効果や改善をもたらします。

まず、「ランニングコストが不要」です。IXシリーズはクラウド型受付システムのようにライセンス料や利用料が発生しません。初期導入費用のみで運用できるため、長期的に見れば大幅なコスト削減につながります。これは、受付業務を効率化したいだけでなく、継続的な費用負担を避けたい企業にとって大きなメリットです。

次に、「受付業務の無人化・省人化」が可能です。来訪者が受付で端末を操作すると、事務所側の端末が呼び出され、オフィス内の担当者が応対できます。常時受付スタッフを配置する必要がなくなり、人件費を削減しつつ、来訪者への対応品質を維持できます。

さらに、「映像を見ながらの通話」が可能です。IXシリーズはカメラを内蔵しており、来訪者の顔を確認しながら通話することができます。有人受付と同様のコミュニケーションが可能でありながら、不審者の入館を防止する効果も期待でき、セキュリティ性が高まります。

また、「遠隔拠点からの対応」も可能であり、広大な敷地や複数拠点を持つ企業にも適しています。カスタマイズ性も柔軟で、受付画面には企業ロゴや案内文を表示することができます。海外からの来訪者が多い場合は、画面上に多言語表記の画像を設置することも可能です。さらに「入退室管理システム」や「セキュリティカメラ」といった他のシステムとの連携も容易であり、受付業務だけでなくオフィス全体のセキュリティ強化にも寄与します。

このように、IPインターホンは低コストかつ高セキュリティを両立しながら、オフィスの受付業務を無人化・省人化できる有力なソリューションです。人手不足や人件費高騰といった社会的課題に直面する中で、来訪者への対応品質を維持しつつ、コスト削減と業務効率化を同時に実現できるIPインターホンは、企業にとって強力な受付ツールとなり得ます。

以上、今回のBiz Parkでは、オフィスの受付業務の見直しに役立つ最新事情と、IPインターホンによる受付省人化のメリットについて考察しました。オフィス受付の無人化・省人化を検討している企業にとって、IPインターホンは現実的かつ効果的な選択肢です。オフィス受付の無人化・省人化をお考えの方、もっと詳しく知りたい方は、以下のバナーから資料をダウンロードしてください。